SzukajSzukaj
dołącz do nasFacebookGoogleLinkedinTwitter

Ile należy przechowywać firmowe dokumenty? Przez 5 lat

Księgi podatkowe i inne dokumenty związane z działalnością, np. faktury VAT, trzeba przechowywać przez 5 lat - tyle czasu ma fiskus na przeprowadzenie ewentualnej kontroli podatnika.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy zobowiązani są przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat i, co istotne, liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013 r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007 r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co zawiesza, a co przerywa bieg terminu przedawnienia

W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu czas, jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.
Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.

Aż 50 lat przy dokumentacji pracowniczej

Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca, jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.

Oprócz czasu, istotny też sposób

Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.
Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie – archiwizowane dokumenty trafią wtedy do niej.


Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki,  księgowy Tax Care

Dołącz do dyskusji: Ile należy przechowywać firmowe dokumenty? Przez 5 lat

2 komentarze
Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu. Wirtualnemedia.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. Jeżeli którykolwiekz postów na forum łamie dobre obyczaje, zawiadom nas o tym redakcja@wirtualnemedia.pl
User
J.Daniel
Ja dużo dokumentów trzymam w mocnych, metalowych szafkach od firmy Promag. Szafki są trwałe i dobrze zrobione, także dokumentom w środku z pewnością nic się nie stanie. Co prawda część staram się archiwizować na komputerze, to jednak część z nich wolę mieć w wersji papierowej.
odpowiedź
User
das
Ja dużo dokumentów trzymam w mocnych, metalowych szafkach od firmy Promag. Szafki są trwałe i dobrze zrobione, także dokumentom w środku z pewnością nic się nie stanie. Co prawda część staram się archiwizować na komputerze, to jednak część z nich wolę mieć w wersji papierowej.

Bardzo słaba firma, słyszałem ,że rdzewieją po roku.
odpowiedź